Eigentümer 
Hausverwaltungen 
Immobilienmakler 
Mieter Vor dem Termin
- Termin frühzeitig mit dem Mieter abstimmen und schriftlich bestätigen, bei Tageslicht
- Mietvertrag, Einzugsprotokoll und Schlüsselliste bereitlegen
- Klären, dass Strom, Wasser und Heizung am Termin in Betrieb sind
- Beim Auszug: den Mieter um seine neue Anschrift bitten
- Wenn Sie nicht selbst kommen: eine schriftliche Vollmacht für Ihre Vertretung ausstellen
- Protokollvorlage oder App, Kamera, Maßband und Taschenlampe mitnehmen
Am Termin
- Raum für Raum in fester Reihenfolge vorgehen, nichts auslassen
- Mit dem Einzugsprotokoll vergleichen: Was war schon da, was ist neu?
- Jeden Befund mit Ort, Maß und nummeriertem Foto festhalten
- Heizung, Wasser, Fenster, Türen und Elektrik auf Funktion prüfen
- Alle Zählerstände mit Zählernummer und Foto erfassen
- Schlüssel zählen und mit Kennzeichnung eintragen
- Unterschriften aller Anwesenden einholen und sofort eine Kopie übergeben
Bleiben Sie sachlich. Ob ein Befund normale Abnutzung ist und wer ihn bezahlt, müssen Sie nicht am Termin klären. Wichtig ist, dass er vollständig dokumentiert ist.
Nach dem Termin
- Zählerstände an Versorger und Messdienstleister melden
- Protokoll und Fotos gemeinsam ablegen, am besten digital
- Nötige Arbeiten beauftragen, damit die Wohnung schnell wieder vermietet werden kann
Behalten Sie Fristen im Blick: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten ab Rückgabe. Wie Sie im Einzelfall vorgehen, klären Sie bei Bedarf mit einem Anwalt oder Ihrem Eigentümerverband.
Die häufigsten Fehler
- Ungenaue Befunde: „Wand etwas verschmutzt“ hilft später niemandem
- Fotos ohne Zuordnung: 80 Bilder auf dem Handy, aber keines passt sicher zu einem Befund
- Kein Vergleich mit dem Einzug: Ohne Einzugsprotokoll lässt sich kaum zeigen, was neu ist
- Diskussion statt Dokumentation: Der Termin kippt in einen Streit, und das Protokoll bleibt unvollständig
- Keine Kopie für den Mieter: Das schwächt die Verbindlichkeit des Protokolls
Wenn Sie nicht selbst hinfahren können
Viele Vermieter wohnen nicht in der Nähe ihrer Wohnung oder haben schlicht keine Zeit. Dann können Sie die Übergabe abgeben: Wohnstand übernimmt den Termin mit Ihrer Vollmacht, stimmt ihn mit dem Mieter ab und schickt Ihnen das Protokoll direkt danach als PDF. Was das kostet, sehen Sie auf der Preisseite.
