Was gehört in ein Übergabe­protokoll?

Warum das Protokoll so wichtig ist

Beim Einzug und beim Auszug wird die Wohnung gemeinsam begangen. Was dabei auffällt, steht im Protokoll. Monate später ist es oft die einzige verlässliche Grundlage, wenn es um die Frage geht, ob ein Kratzer schon da war oder erst später entstanden ist.

Eine gesetzliche Pflicht zum Übergabeprotokoll gibt es nicht. Gerade deshalb lohnt es sich, es sorgfältig zu führen: Was im unterschriebenen Protokoll nicht steht, lässt sich später oft nur schwer belegen.

1. Objekt, Termin und Beteiligte

• Anschrift und Lage der Wohnung, zum Beispiel „2. Obergeschoss rechts“
• Wohnfläche und zugehörige Räume wie Keller, Balkon oder Stellplatz
• Art der Übergabe: Einzug oder Auszug
• Datum sowie Beginn und Ende des Termins
• Alle Anwesenden mit ihrer Rolle, etwa Mieter, Eigentümer oder Bevollmächtigter mit Datum der Vollmacht
• Zustand beim Eintreffen, zum Beispiel „geräumt, besenrein, Heizung in Betrieb“

2. Räume und Befunde

Gehen Sie Raum für Raum vor und immer in derselben Reihenfolge. In jedem Raum gehören Boden, Wände, Decke, Fenster, Türen und Heizkörper dazu, in Küche und Bad zusätzlich Einbaugeräte und Sanitärobjekte.

Jeder Befund braucht drei Angaben:

• Was: sachlich beschrieben, etwa „Kratzer“, „Dübelloch“, „Brandfleck“
• Wo: so genau, dass ihn jeder wiederfindet, etwa „Laminat, ca. 10 cm vor der Balkontür“
• Wie groß: mit Maß, etwa „ca. 3 × 2 cm“

Dazu kommt ein Foto mit Nummer, die im Protokoll beim Befund steht. Vermeiden Sie Bewertungen wie „normale Abnutzung“ oder „vom Mieter verursacht“. Das Protokoll beschreibt den Zustand, die Bewertung ist eine andere Frage.

3. Funktionsprüfung

Ein Blick allein reicht nicht. Prüfen Sie, ob Heizkörper warm werden, Wasserhähne und Spülung funktionieren, Fenster und Türen schließen und Licht, Schalter und Steckdosen gehen. Was sich nicht prüfen lässt, etwa weil der Strom abgestellt ist, wird als „nicht prüfbar“ vermerkt.

4. Zählerstände

• Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser
• Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler
• Jeweils Zählernummer, Stand und Foto

Die Meldung an Versorger und Messdienstleister erledigen Mieter und Vermieter selbst. Das Protokoll ist der Beleg für den Stand am Übergabetag.

5. Schlüssel

Jeder Schlüssel wird mit Art, Anzahl und Kennzeichnung erfasst: Wohnungstür, Haustür, Briefkasten, Keller, Garage. Am besten mit einem Foto aller Schlüssel zusammen. Fehlt ein Schlüssel, gehört das ausdrücklich ins Protokoll.

6. Vermerke und Unterschriften

• Übergebene Unterlagen, etwa Bedienungsanleitungen
• Beim Auszug die neue Anschrift des Mieters
• Getroffene Absprachen, so konkret wie möglich
• Unterschriften aller Anwesenden mit Ort, Datum und Uhrzeit
• Eine Kopie für jede Seite, am besten sofort

Niemand ist verpflichtet, zu unterschreiben. Wer nicht unterschreibt, sollte das im Protokoll vermerken lassen, zusammen mit dem Grund.

Typische Lücken

• „Gebrauchsspuren“ ohne Ort und Maß
• Fotos ohne Nummer oder ohne Zuordnung zum Befund
• Zählerstände ohne Zählernummer
• Kein Vermerk zu Räumen ohne Befund, sodass später unklar bleibt, ob sie geprüft wurden
• Keine Kopie für den Mieter

Alles das in einer Vorlage zum Selbstausfüllen: unser Übergabeprotokoll als kostenloses PDF.