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Mieter Was die Vorlage enthält
- Objekt und Termin: Anschrift, Lage, Größe, Keller, Datum und Uhrzeit, Anwesende, neue Anschrift des Mieters
- Schlüssel: Art, Anzahl, Kennzeichnung und Fotonummer, mit freien Zeilen für weitere Schlüssel
- Zählerstände: Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Heizung, jeweils mit Zählernummer
- Räume und Befunde: Flur, Wohnzimmer, Küche, Schlafzimmer, ein weiteres Zimmer, Bad, Balkon, Keller und ein freier Raum, jeweils mit den üblichen Bauteilen
- Vermerke und Unterschriften: übergebene Unterlagen, Vereinbarungen, Bestätigung der Schlüssel und zwei Unterschriftsfelder
Alle Platzhalter sind echte Formularfelder. Sie können die Vorlage also am Computer ausfüllen, speichern und dann ausdrucken, oder leer ausdrucken und am Termin von Hand schreiben.
So füllen Sie sie aus
- Oben ankreuzen, ob es um einen Einzug oder einen Auszug geht
- Objekt und Termin vor dem Termin eintragen, das spart Zeit vor Ort
- Vor Ort Raum für Raum in der Reihenfolge der Vorlage vorgehen und jede Zeile ausfüllen, auch wenn nichts zu sehen ist
- Unpassende Bauteile streichen, fehlende in den freien Zeilen ergänzen
- Zum Schluss Schlüssel zählen, Zählerstände prüfen, unterschreiben und jeder Seite ein Exemplar geben
Zum Ausfüllen am Computer eignen sich kostenlose Programme wie Adobe Acrobat Reader oder unter macOS die Vorschau. Manche Browser speichern ausgefüllte Felder nicht mit, dann die Datei zuerst herunterladen.
Befunde richtig beschreiben
Ein Protokoll ist so viel wert wie seine Befunde. Halten Sie jeden Befund mit Art, Ort und Maß fest:
- Gut: „Kratzer im Laminat, ca. 10 cm, vor der Balkontür“
- Gut: „Dübellöcher, 3 Stück, Ø ca. 6 mm, Wand neben dem Durchgang zur Küche“
- Zu ungenau: „Boden etwas abgenutzt“ oder „Wände nicht in Ordnung“
Wo nichts ist, schreiben Sie „ohne Befund“. Eine leere Zeile lässt später offen, ob das Bauteil angesehen wurde. Bewerten Sie nicht, wer einen Schaden verursacht hat. Das Protokoll beschreibt den Zustand, die Frage der Kosten klären die Vertragsparteien.
Fotos und Zähler
Nummerieren Sie die Fotos fortlaufend und tragen Sie die Nummer in die Spalte „Foto“ ein. So passt später jedes Bild sicher zu einem Befund. Bei Zählern gehören Zählernummer und Stand mit Einheit ins Protokoll, am besten mit einem Foto, auf dem beides lesbar ist. Mehr dazu im Ratgeber Wohnungsabnahme: Zählerstände.
Am Ende des Termins
Beide Seiten unterschreiben auf der letzten Seite und erhalten ein Exemplar. Verweigert jemand die Unterschrift, vermerken Sie das unter „Sonstiges“ und halten die Befunde trotzdem vollständig fest. Wenn Sie nicht selbst zum Termin können, braucht Ihre Vertretung eine Vollmacht.
Wie ein ausgefülltes Protokoll aussieht, zeigt unser anonymisiertes Musterprotokoll.
